Sådan håndterer dit bowlingcenter tilbud til firmaarrangementer

En virksomhed skriver fredag eftermiddag. De er 35 kolleger, der gerne vil bowle og spise sammen, og de har to datoer i spil. I sender et tilbud mandag. Onsdag ringer kontaktpersonen med en ændring i deltagerantallet, og torsdag spørger en kollega, om banerne egentlig er reserveret.

Med en fast arbejdsgang kan den, der er på arbejde, hurtigt se, hvad kunden har fået tilbudt, hvem der følger op, og om arrangementet er booket.

1. Få de oplysninger, I skal bruge for at give et tilbud

Start med de spørgsmål, der afgør, om I har plads, og hvad arrangementet kommer til at koste.

• Hvilken dato og hvilket tidsrum ønsker virksomheden? Har de en alternativ dato?
• Hvor mange deltagere regner de med, og hvornår kan de bekræfte det endelige antal?
• Ønsker de bowling, spisning eller en kombination? Er der særlige ønsker til programmet?
• Har de et budget pr. person eller for hele arrangementet?
• Hvem er kontaktpersonen, og hvordan får I bedst fat i vedkommende?

Brug de samme spørgsmål i jeres kontaktformular og som huskeliste ved telefonen. Et foreløbigt deltagerantal kan være nok til at tjekke kapacitet og give en prisindikation. Hvis I vil se, hvilke oplysninger kunden har brug for, så læs også vores guide til virksomheder, der planlægger bowling som firmaarrangement.

2. Giv hver forespørgsel en ansvarlig og en næste handling

Opret én sag pr. arrangement. Gem virksomhed, kontaktperson, ønsket dato, forventet deltagerantal, tilbudsværdi og næste handling. Skriv sagen, så en kollega kan overtage den på næste vagt uden at læse hele mailtråden.

Eksempel: Nordby Design · bowling og middag for ca. 35 personer · 20. eller 27. november · Maria tjekker baner og køkkenkapacitet inden kl. 12 mandag.

I kan bruge et fælles regneark eller en salgspipeline i et CRM. Med Foundbases CRM-system kan I knytte forespørgslen til virksomheden og kontaktpersonen, tildele den en ansvarlig og sætte en dato for næste opfølgning.

3. Send et tilbud, der er let at godkende

Kontaktpersonen skal ofte sende tilbuddet videre til en chef eller kollega. Saml dato, program, pris og vilkår i samme mail. Skriv, hvad prisen inkluderer, hvad der koster ekstra, og hvad tilbuddet løber op i. Hvis I holder baner midlertidigt, så skriv præcist, hvornår reservationen udløber.

Mailskabelon til tilbuddet

Emne · Bowling og middag for [virksomhed] den [dato]

Hej [navn]

Vi har plads til jer den [dato]. Vi foreslår bowling kl. [tid] og middag kl. [tid]. Tilbuddet er beregnet til [antal] deltagere og inkluderer [bowling, skoleje, menu og eventuelle drikkevarer].

Prisen er [pris] kr. pr. person [inkl./ekskl. moms]. Ved [antal] deltagere er det [samlet pris] kr. [inkl./ekskl. moms]. [Eventuelle tilvalg og priser.]

Svar gerne senest [dato], hvis I vil booke. [Skriv her, om I holder banerne frem til fristen.] Vi skal bruge det endelige deltagerantal senest [dato]. [Tilføj relevante betalings- og afbestillingsvilkår.]

Venlig hilsen
[Navn] · [Bowlingcenter]

4. Følg op, mens kunden stadig kan nå at beslutte sig

Sæt næste opfølgning, når tilbuddet bliver sendt. Har kunden sagt, at de beslutter sig efter et møde torsdag, så aftal at følge op fredag. Hvis I ikke har aftalt en dato, kan to til tre hverdage være et udgangspunkt. Tilpas tidspunktet til, hvor tæt arrangementet ligger, og hvor længe I kan holde banerne.

Brug opfølgningen til at gøre det nemmere at svare. Hvis kunden var usikker på deltagerantallet, kan I forklare, hvornår det endelige antal skal ligge fast. Hvis datoen var problemet, kan I foreslå en konkret ledig dato.

Mailskabelon til opfølgningen

Emne · Skal vi gå videre med bowling den [dato]?

Hej [navn]

Har I haft mulighed for at se på tilbuddet til [dato]? I nævnte, at I stadig afklarer deltagerantallet. Vi kan tage udgangspunkt i [foreløbigt antal] og aftale, at I melder det endelige antal tilbage senest [dato].

Svar gerne, om datoen stadig passer jer, eller om jeg skal tjekke et alternativ.

Venlig hilsen
[Navn] · [Bowlingcenter]

5. Book banerne, og giv besked til receptionen og køkkenet

Når kunden siger ja, registrerer den ansvarlige reservationen i centerets bookingsystem og sender en skriftlig bekræftelse. Gennemgå dato, tider, baner, menu, pris og fristen for endeligt deltagerantal. Giv receptionen og køkkenet de oplysninger, de hver især skal bruge, og sæt en opgave, hvis nogen skal følge op før arrangementet.

Markér sagen som bekræftet i CRM’et, når reservationen er registreret. Så kan kollegerne se status uden at skulle lede efter kundens sidste svar.

6. Se, hvor tilbuddene går i stå

Gennemgå sagerne en gang om ugen. Start med de tilbud, hvor opfølgningsdatoen er overskredet, og de arrangementer, hvor en midlertidig reservation snart udløber. Når I har nogle ugers data, kan I følge tre tal.

• Svartid · Hvor lang tid går der, fra en forespørgsel kommer ind, til kunden får et første svar?
• Tilbud til booking · Hvor mange af de afgjorte tilbud blev til en reservation?
• Årsager til tabte tilbud · Hvilke grunde går igen, for eksempel dato, pris eller kapacitet?

Hvis mange kunder falder fra på datoen, kan I begynde at tilbyde et ledigt alternativ i første svar. Hvis tilbuddene ofte bliver liggende uden en ansvarlig, så aftal, hvem der gennemgår nye forespørgsler ved hvert vagtskifte.

Start med de tilbud, I allerede har ude. Giv hvert af dem en ansvarlig og en dato for næste kontakt.

Bowlingcentre.dk og Foundbase har samme ejer. Foundbase indgår i guiden som eksempel på et CRM.